Filière secrétariat

Conçoit et rédige des courriers, rapports, notes à la demande des Directions. Peut être amené à organiser les déplacements des personnels. Prépare et organise les réunions. Effectue la frappe de documents, le traitement du courrier. Réceptionne et oriente les appels téléphoniques. Apporte un soutien aux Directions dans leur gestion administrative au quotidien. Rédige les comptes rendus de réunions en cas de besoin. Accueille les visiteurs et les oriente vers l’interlocuteur demandé. Réalise les opérations de reprographie et de reliure en cas de besoin. Peut être amené à assurer le secrétariat des commissions de choix dans le cadre des Marchés Publics. Peut être amené à coordonner l’utilisation des véhicules de service. Assure la gestion documentaire des courriers entrants et sortants. Effectue la réception du courrier et la gestion du courrier sortant. Peut être amené à apporter un soutien à la DRH (visites médicales, formations,…). Peut être amené à effectuer des actions de communication interne et externe.

Assure la programmation et l’organisation des réunions de préparation de missions. Prépare les dossiers de préparation des missions, modélise les documents et collecte les contacts et informations nécessaires. Assure la prise de notes pendant les réunions et rédige les comptes rendus provisoires. Assure la diffusion du compte rendu définitif auprès des différents acteurs liés à la mission. Réalise l’archivage des documents. Réalise le suivi du planning annuel de programmation de la flotte pour élaboration du plan de charge de la Direction des Opérations et de la Logistique. Assure les travaux de secrétariat de la Direction des Opérations et de la Logistique. Organise les déplacements du personnel affecté à la Direction des Opérations et de la Logistique. Peut être amené à accueillir les visiteurs.

Encadre au quotidien le personnel affecté au service Secrétariat Direction Accueil. Supervise et optimise les opérations de secrétariat. Apporte tous soutiens administratifs aux directeurs et chefs de service (courriers, déplacements, organisation de réunions, etc.). Gère l'agenda de l'Administrateur. Optimise et commande les fournitures de bureau de l’établissement de Brest après validation de la DAF. Organise et assure le suivi des Comités de directions. Assure la prise de note lors de Comités de Direction. Propose, organise et coordonne les actions de communication internes et externes. Organise l’accueil des visiteurs du GIE Genavir. Est l’interlocuteur privilégié pour tout ce qui concerne les actions de secrétariat de l’Administrateur. Etablit les actions prioritaires de son service en accord avec l’Administrateur.